Une lettre formelle peut être nécessaire dans différents contextes commerciaux et peut viser différents objectifs. Pour donner quelques exemples, vous écrivez une lettre formelle (lettre de motivation en anglais) lorsque vous devez accompagner un CV ou postuler de manière indépendante à un poste (lettre de motivation), lorsque vous devez inviter quelqu'un à un événement officiel ou vous devez établir communication avec une entreprise.
Comme vous le savez, le registre formel et le registre quotidien d'une langue sont souvent très différents l'un de l'autre et, outre le choix du registre approprié, dans le cas des lettres formelles, une attention particulière doit être portée à l'en-tête et à l'ouverture, ainsi qu'à quant à la conclusion et aux salutations finales. En fait, chaque langue comprend un certain nombre de formules ou de phrases standard qui doivent être utilisées de manière appropriée afin d'écrire une lettre formelle absolument sans faille.
Comment rédiger correctement une lettre formelle (dans n'importe quelle langue)
Une lettre formelle doit nécessairement posséder certaines caractéristiques , quelle que soit la langue dans laquelle elle est écrite : elle doit être la plus courte possible mais elle doit aussi expliquer parfaitement le contexte de départ et le but de l'écrivain ; mieux vaut qu'il soit organisé en paragraphes courts et que ces paragraphes ne dépassent pas le nombre de trois ou quatre.
L'objet de la lettre doit être rédigé de manière à indiquer clairement son contenu, sans dépasser les détails inutiles. L'en-tête et la fermeture doivent être adaptés à la relation entre l'expéditeur et le destinataire.
Une fois le texte italien créé correctement, la traduction d'une lettre formelle sera beaucoup plus facile.
Traduction d'une lettre formelle en anglais : les erreurs à ne jamais commettre
L'anglais est l'une des langues les plus utilisées dans les communications formelles ou officielles dans le monde occidental, vous vous retrouvez donc souvent à traduire une lettre formelle en anglais.
Comme déjà mentionné, l'ouverture est essentielle, vous devez donc savoir comment traduire l'en-tête d'une lettre formelle. Une erreur impardonnable serait d'utiliser la bonne formule d'ouverture en italien et de se tromper ensuite de traduction.
Chère Madame / Cher Monsieur = Chère Madame / Cher Monsieur (lorsque le nom du destinataire n'est pas connu)
Chère Madame / Cher Monsieur / Cher Docteur / Cher Docteur = Chère Madame / Monsieur / Dr Smith (quand vous connaissez le nom de famille du destinataire)
A l'attention des personnes compétentes = A qui de droit
Après l'en-tête, la salutation doit faire référence aux raisons pour lesquelles l'écrivain a décidé d'adresser une lettre au destinataire :
En référence à la lettre de ... = En référence à votre lettre de ...
Je vous écris concernant / en relation avec ... =
Bien entendu, la conclusion et les salutations doivent également être cohérentes avec le ton du reste du texte et laisser un bon souvenir de la personne qui a envoyé la lettre :
Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez examiner cette question dès que possible
Merci pour votre aide dans cette affaire
J'espère pouvoir en discuter avec vous dès que possible = J'ai hâte d'en discuter avec vous dans les meilleurs délais
Parmi les salutations formelles les plus utilisées, il convient de mentionner les suivantes :
Genre / Meilleures salutations = Meilleures salutations
Meilleur = Salutations
Sincèrement = Dans la foi (de préférence si le destinataire est américain)